De Excel a Notion: un nuevo espacio colaborativo para el BID

El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) es la principal fuente de financiamiento multilateral para el desarrollo económico, social e institucional en América Latina y el Caribe. Con más de 60 años impulsando el progreso en la región, el BID se destaca por su compromiso con la excelencia y la innovación en la gestión de proyectos de desarrollo.

Uno de los equipos del BID que estaba gestionando un proyecto en República Dominicana nos contactó con un desafío específico: necesitaban modernizar su sistema de control y seguimiento de proyectos financiados, un proceso crítico para asegurar la alineación con los planes de ejecución plurianuales (PEP). Este sistema es fundamental para mantener la transparencia y eficiencia en la gestión de recursos destinados al desarrollo regional.

Este equipo enfrentaba varios obstáculos significativos en su gestión diaria:

• Dependencia de un archivo Excel masivo con macros complejas que requería hasta 10 minutos para cargar, provocando importantes cuellos de botella en la productividad de los trabajadores.
• Imposibilidad de trabajo colaborativo en tiempo real, lo que resultaba en múltiples versiones del mismo archivo.
• Proceso engorroso de gestión de documentos que incluía descargas constantes, renombrado de archivos y envíos repetitivos.
• Riesgo de pérdida de información y dificultad para mantener un control de versiones efectivo.

Tras una primera fase de auditoría en la cual tuvimos varias reuniones con los stakeholders clave, desarrollamos un prototipo en Notion que mejoró sensiblemente la gestión de este tipo de proyectos del BID (licitaciones para proyectos de infraestructura):

1. Sistema Centralizado de Información
   • Creación de una estructura clara y jerárquica para la gestión de información. Esto gracias a la buena utilización de la barra lateral izquierda y de una estructura clara de bases de datos.
   • Integración de todas las etapas del proyecto en un solo espacio de trabajo.
   • Acceso inmediato a la información sin tiempos de carga significativos (más allá de lo lento que puede ir Notion si no lo configuras adecuadamente).
2. Gestión Financiera Optimizada
   • Implementación de sistemas específicos para el control de adquisiciones (POA).
   • Seguimiento detallado de pagos y presupuestos.
   • Dashboards en tiempo real para el monitoreo financiero.
3. Planificación y Seguimiento
   • Timeline interactivo para la visualización de actividades y deadlines.
   • Sistema de roles y responsabilidades claramente definido.
   • Herramientas de análisis y consulta integradas.

La implementación del nuevo sistema en Notion ha generado beneficios tangibles:

• Eficiencia Operativa: Eliminación de los tiempos de espera de 10 minutos, permitiendo acceso instantáneo a la información.
• Colaboración Mejorada: Trabajo simultáneo de múltiples usuarios sin conflictos de versiones y sabiendo quién hace los cambios
• Mayor Control: Visibilidad completa del progreso de los proyectos y sus componentes.
• Adaptabilidad: Sistema flexible que permite ajustes y mejoras según las necesidades emergentes.

En este sentido, se han dado unos buenos primeros pasos para una mejora en la gestión efectiva de este tipo de proyectos. Teniendo la oportunidad de bajar a tierra los procesos (a veces complicados y burocráticos) para tener mayor claridad en vista de seguir desarrollando el sistema en Notion.