Centralización del dealflow y portfolio con IA

Industria: Venture Capital
País: España
Usuarios: 5-20
Notion AI: Activo

Inclimo

Inclimo es un fondo de venture capital que analiza más de 1.000 oportunidades analizadas al año. Trabajamos con ellos para construir en Notion el sistema desde el que gestionan todo su dealflow, su portfolio de participadas y sus reportes. Incluyendo la migración completa desde Pipedrive y la integración de Agentes de IA para el trabajo de análisis.

Punto de partida

Cuando empezamos a trabajar con Inclimo, el equipo usaba Pipedrive como CRM, Excel para el seguimiento semanal y los comités de inversión, OneDrive para documentos y WhatsApp para coordinar tareas. Cada herramienta vivía en su propio silo y nada hablaba con nada.

En las entrevistas con el equipo salieron problemas concretos:

Los analistas preparaban cada síntesis manualmente con ChatGPT y luego la copiaban a Pipedrive a mano.
Las notas de reuniones se perdían: no había grabaciones y subirlas a Pipedrive dependía de que cada persona se acordara de hacerlo.
El equipo mandaba emails uno a uno a todas las participadas cada trimestre para pedir información financiera, y las respuestas llegaban tarde, incompletas o no llegaban.
Para preparar los comités, el equipo descargaba datos de Pipedrive a Excel y montaba los mismos reportes semana tras semana a mano.

Además, la base de datos de Pipedrive tenía años de datos acumulados con problemas serios: contactos sin información de contacto, organizaciones duplicadas o mal clasificadas, campos vacíos y registros que no deberían estar ahí.

Antes de proponer nada, hicimos 5 entrevistas individuales con cada key stakeholder del equipo, revisamos el workspace de Notion que ya tenían y analizamos en detalle la base de datos de Pipedrive. Con todo eso, entregamos un Informe de Auditoría que marcó el orden de prioridades para toda la implementación.

Servicios implementados

Auditoría: 5 entrevistas individuales con el equipo, análisis del workspace de Notion y de la base de datos de Pipedrive, e Informe de Auditoría con fricciones clasificadas y soluciones propuestas.
Full Implementation: Construcción completa del sistema operativo en Notion: pipeline de oportunidades, hub de VCs, gestión de participadas con sistema de semáforos, seguimiento trimestral y reportes.
Migración Pipedrive → Notion: Migración de +10.000 registros incluyendo ~2.000 oportunidades, ~1.500 contactos y ~8.000 notas internas, con limpieza y normalización de datos.
Skills & Custom Agents: Creación de agentes y skills específicos según cada problema a resolver: generación automática de síntesis, scorecard de oportunidades y preparación de materiales para comités.
Formación del equipo: Sesiones de formación y Q&A para todos los miembros del equipo y acompañamiento en la adopción.

Stack tecnológico

Notion
Pipedrive (origen de la migración)
OneDrive
Excel

Flujos destacados

Pipeline de inversión centralizado

Con más de 1.000 oportunidades al año, el equipo necesita ponerse al día de cualquier startup en poco tiempo. En Notion, cada oportunidad tiene toda su información en un sitio: la tesis de inversión, el problema que resuelve la empresa, el historial de comunicaciones (emails, notas de reuniones, llamadas) y los documentos intercambiados (decks, previsiones, term sheets). Nada está disperso.

Resultado: Los handovers al comité de inversión son mucho más ágiles y el tiempo de síntesis por oportunidad se ha reducido.

Agentes de IA con base de conocimiento sólida

Centralizar la documentación en Notion abrió la puerta a algo que antes no era posible: usar Agentes de IA con una base de información fiable y bien estructurada. Los analistas ya no necesitan ir a buscar datos en varias herramientas ni copiar y pegar entre ventanas. El agente accede a la ficha de la startup directamente y genera la síntesis siguiendo la plantilla del equipo.

Resultado: El proceso manual de ChatGPT → copiar → pegar en Pipedrive desaparece, y el tiempo de elaboración de análisis baja de forma notable.

Sistema de semáforos — Gestión del portfolio

Para las participadas construimos un sistema de semáforos que muestra de un vistazo cómo está cada empresa: inversión, valoración, cumplimiento del Business Plan, caja disponible y posibilidades de exit. Lo que antes vivía en Excel y había que actualizar a mano ahora está en Notion y cualquier persona del equipo puede consultarlo en cualquier momento.

Resultado: El equipo tiene una visión actualizada del portfolio sin necesidad de preparar un reporte cada vez.

Sistema de seguimiento de reportes trimestrales

Cada trimestre, Inclimo necesita recibir documentación de sus participadas: información financiera, de negocio y de sostenibilidad. El sistema que construimos en Notion muestra qué documentos han llegado, cuáles faltan y cuáles necesitan un seguimiento, sin que el equipo tenga que llevar la cuenta en su cabeza ni mandar emails uno a uno.

Resultado: El proceso de recepción de reportes trimestrales pasa de ser un trabajo manual y disperso a tener una gestión centralizada.

Migración de +13.000 registros desde Pipedrive

Migramos toda la base de datos de Pipedrive a Notion: cerca de 3.000 oportunidades, 1.500 contactos y 8.000 notas internas. Antes de mover nada, hicimos un análisis de calidad de datos para detectar duplicados, campos vacíos y registros mal estructurados, y limpiamos lo que había que limpiar. La migración se hizo por fases y con validación del equipo en cada paso.

Resultado: Todo el histórico de deal flow de Inclimo está ahora en Notion, con datos limpios y estructurados.